Personvern

Økonomihuset Fauske AS personvernerklæring sist endret: 19.06.2018
Denne personvernerklæringen omhandler hvordan Økonomihuset Fauske AS samler inn og bruker personopplysninger.
Økonomihuset Fauske AS, ved daglig leder, er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger. Der det daglige ansvaret er delegert, kommer det fram under hvert enkelt punkt. Delegeringen omfatter kun oppgavene og ikke ansvaret. Erklæringen inneholder opplysninger du har krav på når det samles inn opplysninger fra nettstedet vårt (personopplysningsloven § 19) og generell informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger (personopplysningsloven § 18 1. ledd).

Behandling av personopplysninger på www.okhuset.no
Daglig leder har det daglige ansvaret for Økonomihuset Fauske AS sin behandling av personopplysninger på bedriftens hjemmeside, med mindre annet er oppgitt under. Det er frivillig for de som besøker nettsiden å oppgi personopplysninger, for eksempel i forbindelse med bruk av kontaktskjemaet. Behandlingsgrunnlaget er samtykke fra den enkelte, med mindre annet er spesifisert.

Idium AS, organisasjonsnummeret 980 857 646, er Økonomihuset Fauske AS sin databehandler, og leverandør for utvikling, drift og vedlikehold av nettstedet. Innholdet på nettstedet er Økonomihuset Fauske AS ansvarlig for.
Opplysninger som samles inn i forbindelse med drift av nettstedet, lagres på egne servere som driftes av leverandøren. Det er kun Økonomihuset Fauske AS og Idium AS som har tilgang til opplysningene som samles inn. En egen databehandleravtale mellom Økonomihuset Fauske AS og Idium AS regulerer hvilken informasjon leverandøren har tilgang til og hvordan den skal behandles.

Nettstatistikk
Økonomihuset Fauske AS samler inn avidentifiserte opplysninger om besøkende på www.okhuset.no. Formålet med dette er å utarbeide statistikk som vi bruker til å forbedre og videreutvikle informasjonstilbudet på nettstedet. Eksempler på hva statistikken gir svar på er hvor mange som besøker ulike sider og hvor lenge besøket varer.

Informasjonskapsler
Vi bruker informasjonskapsler (cookies) som er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster ned en nettside.
Lagring av opplysninger og behandling av disse opplysningene er ikke tillatt med mindre bruker både har blitt informert om og har gitt sitt samtykke til behandlingen. Brukeren skal få vite om og godkjenne hvilke opplysninger som behandles, hva formålet med behandlingen er og hvem som behandler opplysningene, jf. ekomloven § 2-7b.

Nyhetsbrev
Økonomihuset Fauske AS sender ut nyhetsbrev til kundene sine 4 ganger i året via e-post. For at vi skal kunne sende e-post med nyhetsbrev må du være kunde hos oss.

Kontaktskjema
På nettsiden kan du benytte deg av elektronisk kontaktskjema for å komme i kontakt med Økonomihuset Fauske AS. For å bruke kontaktskjemaet må du registrere navn, e-postadresse og en beskrivende tekst om hva henvendelsen din gjelder. Idium AS er leverandør av kontaktskjemaet. Informasjonen fra kontaktskjema sendes til post@okhuset.no og lagres i Økonomihuset Fauske AS sitt e-postsystem Microsoft Outlook inntil saken er ferdigbehandlet, deretter slettes dine opplysninger.

Tjenesteyting og arkiv
Økonomihuset Fauske AS bruker 24SevenOffice som skybasert forretningssystem til kundedatabehandling, fakturering og regnskapsføring med elektronisk lagring av dokumenter. 24SevenOffice er et system fra leverandøren 24SevenOffice Labs AS. Gjennom databehandleravtalen mellom Økonomihuset Fauske AS og 24SevenOffice AS er det regulert hvilken informasjon leverandøren har tilgang til og hvordan den skal behandles.
Økonomihuset Fauske AS sin kvalitetssikkerhetsansvarlige ansatt er delegert det daglige ansvaret for systemets arkiv og elektronisk lagring av dokumenter. Utover den elektroniske arkiveringen og lagringen blir relevant regnskapsmateriale manuelt lagret/arkivert avhengig av våre kunders behov og ønsker. Økonomihuset Fauske AS sin kvalitetssikkerhetsansvarlige ansatt er delegert ansvaret for at det er utarbeidet nødvendige rutiner for lagring, oppdatering og sletting av elektronisk lagret/arkivert data og destruering av manuelt lagret/arkivert data i henhold til bokføringsloven og personvernloven. Daglig leder følger opp at behandlingen av personopplysninger er i samsvar med rutinene.
Økonomihuset Fauske AS behandler personopplysninger for å oppfylle lovpålagte oppgaver etter bl.a. personopplysningsloven, bokføringsloven, regnskapsloven, hvitvaskingsloven og skatteloven.
Det registreres ulike typer personopplysninger i skybasert forretningssystem. Dette er opplysninger som navn, adresse, telefonnummer, epostadresse (grunndata) og annen relevant informasjon som fremgår av henvendelsen eller oppdragsavtalen. Registrering, lagring, oppbevaring, sletting skjer i henhold til bokføringslovgivningen og personvernlovgivningen. Saksdokumentene kan i tillegg inneholde sensitive personopplysninger. Det er etablert særlige sikkerhetstiltak og rutiner for svært beskyttelsesverdig informasjon i elektroniske og manuelle arkiv, som for eksempel sensitive personopplysninger.
Ved krav om innsyn i regnskapsmateriale til våre kunder, utleveres også personopplysninger i henhold til finanstilsynsloven.
E-post og telefon
Økonomihuset Fauske AS benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet for å oppfylle lovpålagte oppgaver etter bokføringsloven, regnskapsloven, hvitvaskingsloven, skatteloven og personopplysningsloven. Saksbehandleren som mottar e-posten eller telefonsamtalen har det daglige ansvaret for behandlingen av personopplysninger i denne sammenhengen. Relevante opplysninger som fremkommer av telefonsamtaler og e-postutveksling som skjer som en del av tjenesteyting, lagres elektronisk i skybasert forretningssystem. Disse opplysningene behandles som beskrevet over (se «Tjenesteyting og arkiv»).

Økonomihuset Fauske AS sine medarbeidere benytter i tillegg e-post i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter. Den enkelte er ansvarlig for å slette meldinger som ikke lenger er aktuelle, og minst hvert år gjennomgå og slette unødvendig innhold i e-postkassen. Ved fratreden slettes e-postkontoene, men enkelte relevante e-poster vil normalt bli overført til kollegaer.
Sensitive personopplysninger skal ikke sendes med e-post.
Vi gjør deg oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer deg derfor til å ikke sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post.

Telefonsamtaler (telefonnummer fra og til, samt tidspunkt for samtalen) logges i vår telefonsystem. Denne loggen er nødvendig for administrasjon og drift av systemet, samt at den benyttes som grunnlag for statistikk på aggregert nivå. Etter en periode på tre måneder slettes loggen. I tillegg har ansatte en oversikt over de siste anropene på sine telefoner. Dersom en telefonsamtale er knyttet til en enkeltsak, vil det kunne bli skrevet et notat etter samtalen som journalføres. Det gjøres ingen øvrig systematisk registrering av telefonsamtaler hvor innringer kan identifiseres.

Besøk i Økonomihuset Fauske AS sine lokaler og deltakelse på arrangement i vår regi
Vi ønsker å unngå at dine personopplysninger kommer på avveie. Derfor hilser vi våre gjester velkommen på vårt møterom og ikke på arbeidsrommene til våre ansatte. Møterommet holdes fritt for dokumenter som potensielt kan inneholde personopplysninger.
Våre kunder kan levere dokumenter med personopplysninger direkte til sin saksbehandler eller hvis saksbehandleren ikke er tilgjengelig kan dokumenter leveres i saksbehandlerens postkasse med lås ved lokalets inngangsparti.
Når du melder deg på kurs, lagres informasjon til bruk for kursadministrasjon, laging av kursmateriell og for å ta inn kursavgift. Etter endt kurs og betalt kursavgift, slettes personopplysninger umiddelbart med mindre du har gitt ditt samtykke til å delta i elektronisk spørreundersøkelse for evaluering av kurset. I dette tilfelle slettes personopplysningene etter endt spørreundersøkelse. Resultater av spørreundersøkelser brukes i avidentifisert form, altså uten navn eller andre opplysninger som kan føre til identifisering av din person. Det er kvalitetssikkerhetsansvarlige ansatt som har ansvar for å slette personopplysningene i samsvar med personvernloven.

Logging i Økonomihuset Fauske AS fagsystemer
Økonomihuset Fauske AS har alminnelige sikkerhetslogger i sine fagsystemer, og IT-sikkerhetsansvarlig har fått delegert ansvaret for dette. Det er de ansattes bruk av fagsystemet som blir registrert her. Det gis ikke ytterligere informasjon her av hensyn til sikkerheten i våre systemer.
Det rettslige grunnlaget for slike logger er kravet om logger i personopplysningsforskriftens §§ 2-8 og 2-14, samt personopplysningslovens § 8 f), for å ivareta virksomhetens sikring av andre informasjonsverdier enn personopplysninger.

Rettigheter
Alle som ønsker det har rett på grunnleggende informasjon om behandlinger av personopplysninger i en virksomhet etter personopplysningslovens § 18, 1. ledd. Økonomihuset Fauske AS har gitt denne informasjonen i denne erklæringen, og vil henvise til den ved eventuelle forespørsler. De som er registrert i en av Økonomihuset Fauske AS sine systemer har rett på innsyn i egne opplysninger. Vedkommende har også rett til å be om at uriktige, ufullstendige eller opplysninger Økonomihuset Fauske AS ikke har adgang til å behandle blir rettet, slettet eller supplert. Krav fra den registrerte skal besvares kostnadsfritt og senest innen 30 dager.

Kontaktinformasjon
E-post: post@okhuset.no

Telefon: +47 75601040

Postadresse: Postboks 210, 8201 Fauske

Kilde: Datatilsynet: www. https://www.datatilsynet.no/om-datatilsynet/personvernerklaering-nettsidene/, versjon 20.02.2018

Nyttige linker

Her er et lite utvalg med lenker som kan være nyttige både for deg som privatperson og din bedrift.

Altinn
Regnskap Norge
Skatteetaten
Sticos
Finanstilsynet
NAV
Brønnøysundregistrene